Come scegliere il miglior software gestionale

Ogni azienda che intende organizzare il proprio lavoro nel migliore dei modi, deve considerare l’idea di affidarsi ad un software gestionale.

In circolo ci sono centinaia di programmi realizzati per agevolare le aziende e la loro gestione, per cui può sembrare difficile selezionare il più adatto alle proprie esigenze. Ti diamo noi qualche consiglio.

Prediligi gestionali flessibili e non troppo verticali

Per funzionare bene il software gestionale per negozio o azienda qualsiasi deve essere flessibile e modulabile. Deve essere pensato per accettare e assorbire tutti gli sviluppi futuri, così da poter crescere insieme all'azienda, e senza troppi sforzi si deve modellare secondo le eventuali esigenze future.

Evitiamo pertanto gestionali troppo verticali, meglio propendere per un programma a più largo uso ed eventualmente far apportare al partner le modifiche necessarie per soddisfare le proprie esigenze, piuttosto che comprarne uno rigido e non adattabile.

Prendi in considerazione il sistema ERP

Tra le migliori tipologie di software gestionale usati oggi c’è quello ERP, ovvero un programma che ha al suo interno più procedure collegate tra loro che automatizzano la gestione dei processi aziendali.

È importante per un’azienda che venga gestita speditamente, e che ogni comparto abbia contezza di ciò che fa un altro, così da agevolare il lavoro. Il fatto che i vari flussi aziendali comunichino tra loro, permette al business di stare un passo avanti, perché è più difficile che un dato o un’informazione possa essere tralasciata.

Scegli quindi un gestionale che metta in contatto contabilità, gestione finanziaria, vendite, acquisti, gestione magazzino, produzione, servizi ed assistenza, agenti, CRM, calendario, e così via.

Non trascurare l’opzione di fatturazione elettronica

Per chi non lo sapesse da qualche anno, le aziende sono obbligate ad emettere fattura elettronica. È un plus interessante quindi per un gestionale avere l’opzione di fatturazione elettronica integrata. In questo modo l’azienda ha la possibilità di avere tutto quello di cui ha bisogno all’interno di un unico programma, senza dover ogni volta accedere a decine di finestre e programmi dal PC per effettuare quello di cui ha bisogno.

Un buon gestionale che ha integrato questo tipo di servizio consente di effettuare l’emissione, la trasmissione, la ricezione e la conservazione delle fatture attive e passive secondo quanto stabilito dalla normativa. In tal modo potrai ottimizzare i tempi, risparmiare risorse ed esportare/importare file XML senza particolari difficoltà.

Opta per software con procedure automatizzate

È importante che ci siano collaboratori all’interno dell’azienda che svolgano un lavoro costante e attento per gestire bene tutta la produzione. Tuttavia l’errore è sempre dietro l’angolo: quale modo migliore di evitare questi errori se non usare un software gestionale che abbia insite delle procedure automatizzate? Attenzione, questo non sostituisce l’operato dei professionisti, ma agevola il loro lavoro, onde evitare errori e al fine di risparmiare tempo.

Un software gestionale dotato di procedure ben automatizzate offre la possibilità di ridurre l’incidenza d’errore umano in azienda.

Acquista solo un programma personalizzabile

Non esiste un programma universale e perfetto per tutti. I software gestionale diventano "ottimi" ed "ottimizzati" quando si possono adeguare a quello di cui ha bisogno l’azienda. Per questo motivo la miglior scelta risiede nell’acquisto di un gestionale che si possa personalizzare, che possa rispondere alle necessità specifiche del business di riferimento, laddove intendiamo per personalizzabile: la personalizzazione delle stampe, l’aggiunta di funzionalità, o campi aggiuntivi, le integrazioni con altri tuoi software e così via.

Scegli un software che si integri al tuo e-commerce

Se hai un sito e-commerce è di fondamentale importanza che il tuo gestionale sia connesso ad esso. In commercio ci sono molti programmi di gestione capaci di  integrarsi con l’e-commerce e con le piattaforme più usate e note attualmente (Magento, Prestashop e così via, giusto per citarne alcune).

Nel caso invece tu avessi intenzione di aprire un e-commerce e non ne sei ancora dotato, puoi anche chiedere al partner di crearti un negozio online sulla loro piattaforma, così da rendere questo legame reciproco con il gestionale ancora più semplice e spedito.

Come scegliere l’azienda di software giusta

Se da un lato abbiamo visto quali caratteristiche il software gestionale deve avere per essere considerati adatto, dall’altro dobbiamo aprire e chiudere una doverosa parentesi circa l’azienda produttrice di tali programmi. È infatti fondamentale scegliere il partner giusto, affidabile e con un celere servizio di assistenza.

È inutile infatti selezionare un buon prodotto software se poi esso non può esser sfruttato appieno in quanto non c’è nessuno dall’altro lato disponibile a dare un supporto. Si pensi ad esempio ai partner internazionali, che spesso mettono a disposizioni programmi meritevoli, ma che poi praticamente rendono difficoltosa l’assistenza.

A tal proposito ti suggeriamo di optare per aziende produttrici di software che abbiano validi collaboratori nel proprio team, pronti a fornire al momento più opportuno delle risposte rapide e risolutive. Sono, giusto per fare un esempio, elementi chiave il servizio clienti post vendita e l’assistenza ai fini della scelta di un gestionale.

Sempre il partner deve risultare affidabile, costantemente presente e pronto a renderti partecipe e ad offrire aggiornamenti di miglioramento del gestionale. Anche perché, come avuto modo di spiegare, il software deve essere dinamico, sempre in movimento, per cui è importante che dietro al suo funzionamento si “celi” una struttura di professionisti che si dedichino con impegno garantendogli continuità.